Project portfolio management
Jak evidovat projekty?
Společnost ComAp řídí portfolio projektů pro vývoj softwarových a hardwarových produktů. Projekty tohoto formátu vyžadují spoustu práce a obsahují hodně dílčích úkolů. V rámci projektového řízení je tedy třeba všechnu práci naplánovat, monitorovat, pravidelně vyhodnocovat a flexibilně reagovat na příchozí změny.
ComAp původně evidoval informace o svých projektech v několika samostatných systémech. Jednalo se jak o interní systémy společnosti, tak o aplikace třetích stran - ERP a Atlassian Jira. Projektová data byla propojena pouze na úrovni identifikačního čísla projektu. Zaměstnanci museli manuálně aktualizovat řadu informací v dílčích systémech a správa dat tedy probíhala na několika místech najednou. Navíc každý ze systémů obsahoval jinou část informací o projektu.
Společnost ComAp se zaměřuje na oblast vývoje a výroby řídících systémů používaných v různých průmyslových odvětvích a energetice. ComAp se potýkal s otázkou, jak získat lepší přehled nad svými projekty a zároveň jak vytvořit spolehlivý reporting založený nad projektovými daty.
Nyní díky našemu řešení pro Project Portfolio Management má společnost přehled o svých projektech a dokáže sledovat jejich průběh, včetně progresu jednotlivých úkolů na té nejnižší úrovni. To všechno je zabaleno v přehledné vizualizaci s jednoduchým ovládáním.
Efektivní plánování
Manažeři společnosti ComAp tak měli složitou úlohu. Museli mít přehled nad projekty, jejichž části byly evidovány a řízeny v oddělených systémech. Chyběla navíc jasná struktura a vizualizace všech projektových úkolů a pod-úkolů. Proto se začali zabývat otázkou, jak data a projektové úlohy vhodně sjednotit, aby byly přehledně k dispozici na jednom místě.
Hlavním úkolem bylo zajistit přehled nad vývojem softwaru a hardwaru. ComAp potřeboval jednoduché a funkční řešení, které by managementu umožnilo udržovat si přehled o průběhu všech projektů, včetně stavu dílčích úloh.
Project Portfolio Management
Vybrali jsme řešení, které nejen že celý proces zjednoduší a zpřehlední, ale také propojí veškerou projektovou evidenci pod jednou střechou. Prvním krokem bylo určit správnou platformu pro implementaci řešení. Jelikož klient měl již dobré zkušenosti s nástrojem Atlassian Jira, byla zvolena právě tato platforma, do níž jsme nasadili naše řešení pro Project Portfolio Management (PPM).
Dle požadavků klienta jsme vytvořili strukturu projektů, do které jsme naimplementovali logiku řízení projektových fází. Následně jsme do struktur jednotlivých projektů zařadili konkrétní úlohy, které s dodávkami projektů souvisí. Zároveň jsme celou strukturu provázali odkazy a zautomatizovali některé procesy. Aby projektoví manažeři měli lepší přehled o stavech projektů, přidali jsme i vizualizaci, která přehledně informuje o stavu všech úkolů v projektu.
Jednoduše a přehledně
S tímto řešením ušetřil klient spoustu lidské práce, kterou za něho nyní automaticky dělá systém. Bez vhodného nástroje pro evidenci projektových dat by veškerá správa projektů trvala mnohem déle. Krom toho, že má nyní management společnosti přehled nad vším potřebným, čas ušetří i řada zaměstnanců. Ti již nemusí trávit svůj čas dohledáváním dat v různých systémech.
„Ve spolupráci se společností Unicorn Systems se nám podařilo implementovat praktické řešení pro projektový management. Řešení dokáže přehledně rozložit proces projektových subdodávek a umožňuje spolupráci napříč několika nezávislými týmy,” říká Jana Skokanová, R&D Business Service Owner společnosti ComAp. „Díky zvolené platformě proběhla adaptace řešení úspěšně a rychle,” dodává.
Naše řešení PPM zvýšilo efektivitu řízení projektů ve společnosti a také přispělo ke zvýšení kvality projektových dat na základě kterých jsou přijímána důležitá manažerská rozhodnutí. Vedení firmy získalo celistvý přehled o všech svých projektech, to vše v přehledné grafické podobě. Řešení navíc pracuje a sdílí data s dalšími systémy ComAp, jako je ERP systém pro plánování kapacit či Business Intelligence.
Vše na jednom místě
Nyní má ComAp všechny potřebné informace o stavu vývoje software a hardware na jednom místě, v nástroji Jira. Management společnosti jednoduše vidí, co je požadováno, v rámci jakých projektů realizováno, a kolik je na jednotlivých úlohách odpracováno hodin.
Ve výsledku může společnost ComAp díky našemu řešení Project Portfolio Management efektivněji plánovat, zpracovávat a evidovat projekty. Skrze platformu Atlassian Jira má přehled o všech úkolech na projektech, a to až do nejmenšího detailu.
